Trust

• Drift i EU. Plattformen och databasen drivs hos Amazon Web Services i EU. Databasen ligger i ett privat nätverk och nås inte direkt från internet.
• Kryptering. Uppgifter krypteras vid överföring och vid lagring.
• Åtkomst. Behörighet kontrolleras vid varje anrop, och varje kunds uppgifter hålls åtskilda.
• Loggar. Tekniska loggar sparas i 14 dagar. De innehåller inte IP-adresser eller innehåll från anrop.
• Säkerhetskopior. Databasen säkerhetskopieras automatiskt. Kopiorna sparas i 7 dagar.
• Skydd mot missbruk. Publika formulär har begränsning av antal anrop och skydd mot förfalskade inskick.
• Certifieringar. Ody har i dag ingen egen certifiering, till exempel ISO 27001 eller SOC 2. Amazon Web Services certifieringar gäller den infrastruktur vi använder.

Har du hittat en sårbarhet? Skriv till security@ody.one.

Ody har två roller, beroende på var uppgifterna behandlas.

	Plattformen	Webbplatsen och formuläret
Personuppgiftsansvarig	Ni som kund	Ody
Odys roll	Personuppgiftsbiträde	Personuppgiftsansvarig
Vad som styr	Personuppgiftsbiträdesavtalet	Integritetsmeddelandet

I plattformen bestämmer ni varför och hur uppgifterna behandlas. Ni ansvarar för den rättsliga grunden och för att medarbetarna får information innan data samlas in. Vi behandlar uppgifterna bara enligt era instruktioner.

Vi hjälper er med underlaget: en förifylld mall för konsekvensbedömning (DPIA), stöd för intresseavvägningen och en informationstext till medarbetare.

Registrerades rättigheter. Medarbetare som vill ha registerutdrag, rättelse, radering eller invända vänder sig till er som arbetsgivare. Vi bistår er med att hämta ut eller radera uppgifterna.

När avtalet upphör kan ni exportera era uppgifter under 30 dagar. Därefter raderas de. Uppgifter i säkerhetskopior försvinner inom 7 dagar.

Så används AI. AI vägleder er i chatten, tar fram förslag på planer och aktiviteter och förklarar resultat i ord. AI fattar inga beslut om enskilda personer.

Modeller och plats. Vi använder Claude-modeller från Anthropic via Amazon Bedrock. Anropen bearbetas i EU, men inte alltid i samma EU-land.

Er data. AI-leverantören sparar inte innehållet i anropen och använder det aldrig för att träna sina modeller. Anthropic har ingen åtkomst till er data.

Så utvecklar vi Ody. Vi använder sammanställd, anonymiserad statistik från flera organisationer för att utveckla Ody och ge träffsäkrare råd och rekommendationer, till exempel per bransch. Statistiken går inte att koppla till er organisation eller till enskilda personer, och vi tränar inga AI-modeller på den.

Redovisning. Användare informeras när de interagerar med AI.

EU:s AI-förordning. Vi har en plan för hur Ody möter EU:s AI-förordning och uppdaterar den när kommissionens riktlinjer för klassning blir klara. Vi anpassar Ody efter kundernas olika krav. Planen delar vi på begäran.

Människan beslutar. Ody ger rekommendationer. Det är alltid en människa i er organisation som bestämmer vad som görs.

Ody kan kartlägga vem medarbetare vänder sig till för råd och stöd, med en kort enkät. Det hjälper er att hitta kollegor som kan stötta förändringen. Ody analyserar bara enkätsvar, aldrig e-post, kalendrar eller chattar.

• Bara för förändringsarbetet. Uppgifterna används aldrig för att bedöma prestation eller fatta beslut om personal.
• Information före enkäten. Alla berörda medarbetare informeras innan enkäten skickas ut.

Vi använder ett fåtal underbiträden, bland annat för drift, e-post och bearbetning med AI. Listan visar vad varje underbiträde gör, vilka uppgifter det rör och var de behandlas. Vi meddelar kunder minst 30 dagar innan vi lägger till eller byter ett underbiträde.

Här finns de dokument som styr tjänsten och hur vi behandlar uppgifter: allmänna villkor och personuppgiftsbiträdesavtal. Tjänstebeskrivning, vår plan för EU:s AI-förordning, mall för konsekvensbedömning (DPIA), stöd för intresseavvägning och informationstext till medarbetare skickar vi på begäran till kunder och upphandlare.

• Dataskydd: privacy@ody.one
• Säkerhet och sårbarheter: security@ody.one, se även /.well-known/security.txt

Ody AB, org.nr 559546-8124, Tyresö.